Actualmente, hay muchos cajones automáticos en el mercado que se adapta a casi cualquier tipo de negocio. Es muy importante entender que la tipología de cajón y la exigencia a las cuales va a ser sometido.
Muchos nos preguntamos, ¿Cuál es el mejor cajón automático? Y deberíamos preguntarnos ¿Cuál es el cajón automático que mejor encaja en mi negocio? Si tienes prisa y lo que quieres es una solución ya , ahora mismo puedes solicitar un renting en nuestras gamas de cajones inteligentes.
En este post vamos a responder a esta pregunta. Ahora, vamos a ver el detalle porque estás buscando esta solución.
¿Por qué instalar un cajón automático?
El cajón automático es una herramienta de trabajo con ventajas objetivas obvias:
- Automatización de proceso de cobro evitando errores de cambio. El cajón se puede colocar de cara al cliente o de cara al empleado. En ambos casos, cuando lanzamos un ticket desde nuestro TPV y le indicamos que va a ser cobrado en efectivo, el cajón se pone en modo aceptación esperando el efectivo en billetes y monedas, devolviendo el cambio exacto. No hay errores de cambio.
- Evitamos hurtos y robos de efectivo por parte de terceras personas o empleados. Con un cajón automático solamente tiene acceso al efectivo, quien decide el gerente o propietario del negocio. En un proceso operativo normal, los empleados solo tocarían dinero en el caso de que el cajón esté cara a ellos para realizar el cobro a cliente, devolviendo el cambio al mismo. No hay acceso a billetes ni a monedas.
- Agilidad en el proceso de cierre de caja. El proceso de arqueo al cierre con cajones estándar es una tarea tosca, nos obliga a invertir tiempo, habitualmente al cierre de turno, a contar monedas y billetes para mirar de cuadrar de la caja. Si no cuadra la caja, entonces dolores de cabeza extra. Hay diferentes preguntas que nos vienen a la cabeza ¿Nos hemos equivocado contando el dinero? ¿Realmente falta dinero? Con el cajón automático ganamos todo este tiempo y eliminamos el punto de estrés, responsabilidad y problemas de que la caja no cuadre.
- Hay determinados negocios donde la higiene es esencial: comercios de producto fresco, carnicerías, pescaderías, fruterías, panaderías, pastelerías… Con un cajón automático de cara al cliente eliminamos de un plumazo esta variable.
- Casos donde el propietario tenga varios negocios. El cajón automático elimina muchos dolores de cabeza. Tienes 100% controlado el efectivo y se puede establecer un protocolo eficiente de recogida y recarga de efectivo.
Criterios de elección de un cajón automático
Una vez que tenemos claro que un cajón de efectivo es un must para nuestro negocio, viene las dudas: ¿Cuál es el cajón automático que mejor encajaría en mi negocio?
La oferta de cajones automáticos es amplia y a veces puede llegar a ser un poco complicado elegir un equipo u otro.
Hay algunos criterios que nos pueden ayudar a tener una idea 💡 de cuál puede ser la mejor opción, aunque lo mejor en estos casos es contar con una empresa que te asesore como ADNID.
Criterio 1. Número de operaciones diarias de efectivo.
Este criterio puede generar un poco de controversia. En el caso de los billetes, el más complejo, se entiende por operación la vez que entra (cobra) y sale (paga o da cambio) un billete por el bocal. Pongamos un par de ejemplos prácticos:
- Ticket de 11,50€. Si nos pagan con un billete de 20€, la máquina, si está bien de cambio, nos devolverá un billete de 5€, una moneda de 2€, una moneda de 1€ y una moneda de 50c. En este caso serían dos operaciones de billetes.
- Ticket de 11,50€. Si nos pagan con un billete de 50€, en el mismo caso con cambio óptimo, nos devolverá, un billete de 20 €, uno de 10 € y las monedas correspondientes. En este caso serían 3 operaciones de billetes, 1 de entrada y 2 de salida.
Creo que esto queda claro. Entonces, ahora vamos con el criterio número 2.
Criterio 2. Ticket medio.
Este criterio es muy importante. Podemos tener pocos tickets, pero con tickets medios altos, lo que nos generará un volumen alto de operaciones con el billetero. Vamos a poner un par de ejemplos. En este caso supongamos que tenemos una empresa de venta de recambios para coches. Vendemos piezas desde céntimos a piezas que valen cientos de euros.
- Cuenta de 328 €. Aquí se pueden dar varias circunstancias:
- Que nos paguen con billetes 50 y 20. Podemos realizar con una sola venta un montón de operaciones de billetes. En este caso necesitaríamos un cajón con un billetero medianamente rápido o incluso que pueda coger billetes en fajos, si no el pobre cliente igual está hasta el día del juicio final para pagar.
- Cuenta de 328 €. Aquí se pueden dar varias circunstancias:
Ahora vamos a poner el caso opuesto. Una panadería o una cafetería. Muchas operaciones, pero en este caso muy pequeñas.
- 100 cuentas de cafés durante la mañana de 1,50€ a 3,50€ (café, oferta desayuno ) pueden suponer un reto para el monedero. En este caso recibiremos y pagaremos con mucha moneda y con billete pequeño, ya que tenderán a pagar con 5 €, 10 € y 20 € y con toda la calderilla que lleven en el bolsillo. Este ejemplo supondrá que nos tendremos que fijar en el monedero sea de categoría para que resista tantas operaciones.
Criterio 3. Espacio físico de instalación.
El espacio puede llegar a ser un factor muy importante. Hay locales que, por su disposición, tienen espacio limitado para la instalación del cajón automático. Esencialmente, hay dos tipos de cajón automático por formato:
- Cajón compacto. Los cajones compactos son cajones pensados en un solo volumen, de tamaño contenido. En este formato podemos encontrar el CashKeeper CK950, la gama de VNE Virtuo, el nuevo Cash Protect Fusion, y podríamos considerar como compactos también el Glory Ci5 y el Cashlogy Pos1500.
- Cajón modular. La gama de cajones modulares es la más amplia. Normalmente, los cajones modulares están pensando para volúmenes de efectivo altos, de ahí el tamaño. Cajones modulares son la gama media y alta de Cashkeeper, el Apolo Sigma, la gama alta de Glory, el CI10-X, los Cashprotect 400CL, ProCL, 400AS y PROAS o el monstruo para muy altas cargas de efectivo de AutoModules, el CashPoint.
Una vez vistos los criterios básicos de elección de cajón, con base en nuestra gama de productos, vamos a ver un par de conceptos más que conviene entender antes de ver que encajaría mejor en cada tipo de negocio.
¿Qué opciones puedes realizar con tu cajón automático o inteligente?
Puedes disponerlo de diferentes formas solo con el cliente, con una persona que te ayude a anotar
- Puedes disponerlo directamente delante del cliente únicamente sin ningún operario.
- Disponerlo con el operario para que no haya descuadres posibles.
Conclusiones
Puedes añadir un cajón para muchas funcionalidades: Finalmente, un cajón automático puede venir bien para aliviar la presión del encargado, así dar la posibilidad de que todo el mundo pueda usar el TPV. También, puede ayudarte a tener el control a medida que vas creciendo en tus locales y franquicias. Aunque, para el caso de las franquicias, tenemos que pensar un poco más allá para gestionar el efectivo de todos los locales. En conclusión necesitamos que se registre el efectivo de la mejor forma
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Algunos conceptos clave. Sobre validadores, hoppers, recicladores y stackers.
Cuando nos metemos en profundidad en el mundillo de los cajones, nos empiezan a hablar muchas veces de hoppers independientes, recicladores de billetes o stackers. Vamos a ver que es cada elemento:
1 -Validadores de monedas y billetes.
Los validadores son el conjunto de piezas mecánicas y sensores que se encargan de decidir si el billete o la moneda es válido y qué billete o moneda es. También aportan un plus de velocidad en función de la calidad de los elementos.
2- Recicladores de billetes.
Cuando hablamos de “reciclar” hablamos de los billetes o monedas que se queda el cajón para poder dar cambio. En el caso de los billetes, se les llama recicladores y en el caso de las monedas Hoppers. En el caso de los recicladores, hay de varios tipos:
Mixed.
Este tipo de reciclador de billetes se encuentra habitualmente en cajones de gama de entrada. En este reciclador todos los billetes van al mismo sitio, ocupando posiciones. Cuando necesita devolver un tipo de billetes, va a buscar el billete y lo devuelve. Esto hace que la velocidad no sea su mejor característica. Lo que sí que permite es que la máquina pueda ser más pequeña. Este tipo de reciclador lo encontramos, por ejemplo, en el Cashkeeper CK950. Pensados para cargas bajas de billetes.
3 recicladores. Este caso sería similar al anterior, pero la configuración estándar sería para devolver en 5, 10 y 20 € aunque para casos donde haya pagos con billetes grandes también se puede configurar con 10, 20 y 50 €. Cajones con esta configuración de billetero podrían ser el Glory CI5 – CI10, el VNE Virtuo 3 o el Cashlogy POS1500.
4 recicladores. Aquí contaríamos con la configuración más grande en cuanto a billeteros. 4 recicladores independientes nos permiten trabajar con las 4 denominaciones más importantes en caso de alta carga de billetes y aceptación de billetes grandes. Podríamos devolver con 5,10,20 y 50 €. Toda la gama de Cash Protect, el Cashkeeper CK+ en su configuración Twin o el Automodules CashPoint serían equipos que contarían con este tipo de recicladores.
Recicladores independientes. El caso más común, es que cada tipo de billete que es capaz de reciclar la máquina vaya a un cajón independiente. Esto hace que la aceptación y pago sea mucho más ágil y rápida. A partir de aquí, existen diferentes configuraciones con recicladores independientes
3. Hoppers de monedas
El caso de las monedas es algo más simple que el de billetes. En este caso los hoppers son los encargados de reciclar las monedas. Hay dos configuraciones estándar:
- Hopper Mixto. El caso del Hopper mixto, vendría a ser el equivalente del reciclador mixed. Todas las monedas van al mismo “saco”. Esto repercute directamente en la velocidad de pago. Si el cajón no está bien equilibrado de cambio y ha de buscar mucho, se produce el efecto lavadora, empieza a buscar hasta que las encuentra y las devuelve. Para según que tipo de negocios que la velocidad no sea importante y haya poco volumen, este tipo de Hopper encaja bien, ya que además hace que el equipo sea más pequeño. Un pequeño hándicap, es que dependiendo del fabricante que los monte pueden no acepta monedas de 1c. El Cashkeeper CK950 o la gama de VNE tienen este tipo de tecnología.
- Hoppers o monederos independientes. Los cajones para media y alta carga, trabajan normalmente con hoppers independientes por cada denominación de monedas. Como se puede ver en la imagen adjunta, la configuración es por cajetines donde va cada moneda ordenadita. Esto hace que el rendimiento sea mucho más alto que con un Hopper mixto, ya que básicamente no ha de buscar nada. Cashkeeper CK+, Cashlogy, Glory o Cash Protect trabajan con hoppers independientes.
- Hay un caso diferente, que es reciclado por tubos. En máquinas de vending es muy común y en nuestro caso el Automodules CashPoint trabaja con este sistema para las monedas. Es un sistema ágil, pero que en función del número de tubos puede ser un limitante en el número de monedas que podemos tener para cambio. En el caso que comentamos de CashPoint cuenta con 10 tubos configurables, casi 1000 monedas en total.
Mantenimiento y vida útil de un cajón
Esto da para un post que prepararé en las próximas semanas, pero aquí me gustaría puntualizar un tema muy importante. Los cajones automáticos necesitan mantenimiento, sí o sí. Unos más y otros menos, pero todos necesitan mantenimiento. Este mantenimiento alargará la vida útil del equipo y evitará averías no deseadas del mismo. Al final un cajón tiene piezas móviles que desgastan con el uso, sensores que se han de limpiar, etc., etc.
Por otro lado, este post está pensado para que se entiendan los motivos de por qué escoger un cajón u otro. Escoger un cajón únicamente por un criterio de precio nos lleva situaciones que no molan nada. Os voy a poner un caso real.
